Füllt sich die Mailbox täglich mit hundert oder mehr E-Mails, so ist gutes Organisationstalent gefragt! Es gilt, Dringendes und Wichtiges rasch abzuarbeiten und dennoch den Überblick über längerfristig anstehende Aufgaben zu bewahren. Mit einer aufgeräumten Mailbox wird die tägliche Routine einfacher und Sie haben mehr Zeit für andere Aufgaben frei. Hier unsere wichtigsten Tipps:
Löschen oder ablegen
Die Inbox darf keinesfalls zum Sammelordner für Nachrichten verkommen. Nachdem Sie E-Mails gelesen/bearbeitet haben, verschieben Sie sie in Unterordner oder löschen Sie sie.
Unterordner
Legen Sie Unterordner an, wenn Sie E-Mails aufbewahren möchten. Eine Sortierung nach Aufgaben, Projekten oder Kategorien ist sinnvoll. Vermeiden Sie aber unüberschaubare Strukturen mit vielen Unterordnern. Als Faustregel gilt: Nicht mehr als drei Ebenen schaffen.
Wichtiges markieren
Sie schulden dem Empfänger noch am selben Tag eine Antwort, können aber nicht sofort reagieren? Heben Sie die Nachricht in der Inbox hervor. Möglichkeiten dazu bietet Outlook beim rechten Mausklick auf die Nachricht, dann „heute“ anwählen. Die Nachricht erscheint nun mit roter Flagge.
E-Mails in den Kalender verschieben
Für Pendenzen, die Sie später bearbeiten müssen, erstellen Sie einen Kalendereintrag. Vorteil: Die Pendenz geht nicht vergessen, der Inhalt der Nachricht wird mitgespeichert und die Inbox bleibt übersichtlich. Unter Outlook klicken Sie bei der gewünschten E-Mail auf die rechte Maustaste, wählen danach „verschieben“, suchen den gewünschten Kalender aus und legen das Wunschdatum fest.
Regeln nutzen
Wiederkehrende Infomails machen einen wesentlichen Teil der E-Mail-Flut aus, sind aber meist nicht zeitkritisch. Nutzen Sie unter Outlook die Funktion „Regel“. Legen Sie für wiederkehrende Empfänger oder bestimmte Betrefftexte fest, dass solche E-Mails stets in einen Unterordner verschoben werden. Diese Unterordner können Sie dann wöchentlich kurz durchschauen und den Ordner wieder leeren.
Spamfilter installieren
Gute Spamfilter entfernen 95% der unerwünschten E-Mails. Besonders nützlich sind professionelle Tools, die täglich eine Liste mit ausgefilterten E-Mails liefern. Jede einzelne E-Mail kann dann im Browser wieder abgerufen und bei Bedarf wiederhergestellt werden. Solche Tools bieten auch die Möglichkeit, fälschlicherweise als Spam markierte Mails künftig wieder direkt in die Inbox zu erhalten.
E-Mail-Zeiten einführen
Gehen Sie dazu über, Ihre E-Mails in bestimmten Zeitfenstern zu lesen und zu beantworten. Dann aber konsequent. Solche Zeitfenster könnte es morgens, nach dem Mittagessen oder in der letzten Arbeitsstunde geben. Werden Sie ständig durch eintreffende E-Mails abgelenkt, sinkt die Konzentrationsfähigkeit und andere Aufgaben leiden.
Gute Tools helfen
E-Maillösungen brauchen nicht teuer zu sein. Wer den vollen Outlook-Funktionsumfang nutzen möchte, kann sich unseren Hosted Exchange-Dienst bequem im Monatsabo bestellen.
Nehmen Sie sich etwas Zeit für den digitalen Frühlingsputz, es lohnt sich! Mit einem aufgeräumten E-Mail-Postfach arbeiten Sie entspannter und konzentrierter!